Văn phòng trọn gói là một trong những mô hình văn phòng khá phổ biến hiện nay. Đáp ứng khá đầy đủ các tiện ích phục vụ nhu cầu hoạt động của 1 văn phòng. Để hiểu rõ hơn khái niệm văn phòng trọn gói là gì? Các kinh nghiệm thuê văn phòng hiện nay. Các bạn hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây!
1. Văn phòng trọn gói là gì?
Văn phòng trọn gói hay còn gọi là Văn phòng tiện lợi. Đây là một loại hình dịch vụ cung cấp cả diện tích văn phòng cho thuê, kèm với đó là các dịch vụ tiện ích sử dụng chung khác. Phục vụ cho mọi nhu cầu hoạt động của một văn phòng.
Khách hàng (có thể là một nhóm, doanh nghiệp) sẽ được sở hữu không gian riêng trong một tòa nhà hạng A, B ở trung tâm thành phố – nơi được xem là cộng đồng làm việc của nhiều khách hàng khác.
Ngoài văn phòng riêng, cùng nội thất, internet, bàn ghế, máy lạnh,… khách hàng cũng được sử dụng phần chung như phòng họp, nhà bếp, khu vực nghỉ trưa, sinh hoạt,…
Văn phòng trọn gói du nhập vào Việt Nam từ năm 2006 và ngày càng phát triển mạnh mẽ, chủ yếu ở hai thành phố lớn là Hà Nội và TP.HCM.
2. Lịch sử văn phòng trọn gói
Văn phòng trọn gói đầu tiên được bắt nguồn tại Mỹ vào năm 1960. Thời điểm có một nhóm các luật sư cùng làm việc với nhau trong một không gian chung với các trang thiết bị cần thiết đã được chuẩn bị sẵn. Các luật sư đã làm việc và chia sẻ với nhau các chi phí liên quan. Đây chính là tiền đề cho mô hình VP trọn gói được hình thành sau này.
Vào năm 1966, VP trọn gói được xem là hoàn thiện ra đời bởi Paul Fegen với cái tên Fegen Suites. Văn phòng bao gồm nội thất, điện thoại, dịch vụ lễ tân, các phòng hội nghị. Thời gian sau, mô hình này được nhân rộng và phát triển một cách mạnh mẽ, trở thành không gian làm việc lý tưởng cho các doanh nghiệp trên thế giới.
3. Đối tượng sử dụng VP trọn gói
Văn phòng trọn gói ra đời nhằm giúp giải quyết tình trạng về phong thủy, giá, công năng sử dụng cho khách hàng. Chính vì thế mà đối tượng cho thuê của văn phòng thường hướng tới là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhóm khởi nghiệp, những Tập đoàn đa quốc gia muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Tuy nhiên, VP trọn gói cũng bộc lộ điểm trừ nếu khách hàng là doanh nghiệp có quy mô lớn vì không có đủ không gian cho nhân viên làm việc, phòng riêng cho lãnh đạo,…
4. Ưu điểm của văn phòng trọn gói
4.1. Tiết kiệm chi phí
Giá thuê văn phòng trong năm 2020 – 2021 vẫn ở mức giá cao dù cho đại dịch Covid hoành hành. Nếu khách muốn thuê văn phòng đặt trụ sở tại các quận trung tâm thì con số càng nhân lên. Do đó, lựa chọn VP trọn gói sẽ giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí vận hành. Hơn nữa, chi phí hàng thư như wifi, điện nước tại văn phòng trọn gói còn hoàn toàn miễn phí.
4.2. Thanh toán linh hoạt, giảm rủi ro
Khác với nhiều mô hình văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói có hợp đồng thanh toán rất linh hoạt, thời hạn hợp đồng ngắn. Điều này sẽ giúp giảm rủi ro hơn khi thuê sàn văn phòng, thường từ 2-3 năm.
4.3. Tận dụng tối đa diện tích
Đây là lợi ích được các công ty startup ưa chuộng. Hầu như các công ty khởi nghiệp không có quá nhiều nhân viên, việc thuê cả sàn từ 100-200m2 rất lãng phí. Với quy mô nhỏ dưới 10 người, diện tích văn phòng trong khoảng 20-30m2 bao gồm các dịch vụ đi kèm sẽ tiện ích hơn rất nhiều.
4.4. Tính chuyên nghiệp, chuyên biệt cao
Khi sử dụng văn phòng trọn gói điều đầu tiên là khách hàng sẽ có không gian làm việc ngay mà không cần chờ đợi thời gian thiết kế, lắp đặt.
Bên cạnh đó, những trang thiết bị có sẵn giúp nhân viên bắt nhịp công việc một cách nhanh nhất, đảm bảo tiến độ công việc.
5. Kinh nghiệm chọn thuê văn phòng trọn gói
Có nhiều lợi thế song rủi ro nếu khách hàng không tìm được đơn vị cung cấp văn phòng uy tín không phải ít. Do đó, để hạn chế các tình trạng này, bạn cần nắm được kinh nghiệm chọn văn phòng.
5.1. Xem xét nền tảng đơn vị cung cấp
- Cần chọn đơn vị dựa trên tuổi đời của doanh nghiệp qua phần giới thiệu trên website
- Xem đánh giá về dịch vụ công ty trên các công cụ truyền thông
- Sử dụng dịch vụ môi giới để sở hữu một văn phòng như mong muốn
5.2. Vị trí văn phòng
- Cần tìm hiểu xem vị trí văn phòng có thuận tiện di chuyển hay không?
- Khách hàng, đối tác có dễ tìm thấy văn phòng?
- Tìm vị trí đáp ứng đủ tiêu chí: nơi bạn cần và tại nơi nào?
5.3. Dịch vụ và tiện ích
- Cần đến xem trực tiếp, so sánh với hình ảnh được đăng trên mạng
- Nhờ tư vấn viên cung cấp thêm tiện ích đi kèm mà không tốn thêm chi phí
5.4. Rõ ràng, minh bạch trong hợp đồng
- Đơn vị cung cấp phải rõ ràng về các chi phí trước khi ký kết
- Đảm bảo không thay đổi điều khoản trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực
Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan tới mô hình văn phòng trọn gói. Hi vọng, những thông tin hữu ích này sẽ hỗ trợ tối đa trong việc tìm mô hình văn phòng phù hợp với mục đích của bạn. Chúc bạn thành công!
Nguồn: quanlybatdongsan.vn
