Nếu bạn có dự định theo đuổi nghề lễ tân văn phòng hay quản trị văn phòng, chắc chắn phải hiểu rõ văn phòng phẩm là gì, cách phân loại ra sao,… Trong bài viết dưới đây, Quản Lý Bất Động Sản sẽ gửi tới bạn thông tin chi tiết nhất về văn phòng phẩm để bạn có thể tham khảo.
1. Văn phòng phẩm là gì?
Hiểu theo một cách đơn giản thì văn phòng phẩm là những vật phẩm phục vụ cho các hoạt động văn phòng như: in ấn, giấy viết, bút, ghim, sổ đựng tài liệu, sổ kế toán, băng dính,…
Tuy nhiên khá nhiều người nhầm lẫn giữa văn phòng phẩm và dụng cụ văn phòng. Trên thực tế đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Nếu như văn phòng phẩm vụ cho các hoạt động văn phòng thì dụng cụ văn phòng là những thiết bị nhằm hỗ trợ tốt nhất cho công việc trong văn phòng bao gồm máy fax, máy in, máy tính, tủ đựng tài liệu,…
2. Văn phòng phẩm gồm những gì?
Ở phần định nghĩa, chúng tôi đã điểm sơ qua những vật phẩm văn phòng phẩm cần có. Tuy nhiên, để rõ ràng hơn, văn phòng phẩm có 2 yếu tố xác định là xét theo vật liệu và công dụng.
2.1. Văn phòng phẩm theo vật liệu
- Đồ dùng bằng giấy: giấy viết, giấy in, cặp giấy, sổ, giấy note,
- Đồ dùng bằng nhựa
- Đồ dùng bằng kim loại
2.2. Văn phòng phẩm theo công dụng
- Dụng cụ cơ bản và nhãn
- Cặp đục lỗ
- Sản phẩm in ấn
- Đồ dùng trên bàn
- Bút: Bút bi, bút chì, bút bi kim, bút dạ, bút xóa, bút nhớ dòng…
- Các loại bìa kẹp, file còng, kẹp rút gáy, trình ký,… Những vật phẩm này giúp việc quản lý hồ sơ hiệu quả, chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, khi sử dụng kẹp tài liệu trong các buổi ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác sẽ thể hiện trách nhiệm cũng như tinh thần làm việc được tốt nhất
3. Tác dụng của văn phòng phẩm đối với doanh nghiệp, công ty
Văn phòng phẩm chỉ là những vật dụng nhỏ và tưởng chừng không tác động lớn tới doanh nghiệp, thế nhưng điều này hoàn toàn ngược lại. Đối với mỗi doanh nghiệp thì vật dụng văn phòng phẩm được đánh giá rất quan trọng trong hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.
3.1. Văn phòng phẩm thể hiện tính chuyên nghiệp
Các sản phẩm văn phòng phẩm không chỉ là vật dụng phục vụ cho hoạt động thông suốt của doanh nghiệp mà chúng còn là công cụ tiếp thị hiệu quả cho chính doanh nghiệp đó. Khách hàng hay đối tác khi tới doanh nghiệp, thấy được sự chỉn chu dù là những việc nhỏ nhặt nhất sẽ được xây đắp niềm tin về môi trường làm việc uy tín.
Hơn nữa, những doanh nghiệp chú trọng thiết kế riêng biệt văn phòng phẩm còn có thể thu hút khách hàng hơn.
3.2. Tăng tính thuyết phục cho đối tác, khách hàng
Không thể phủ nhận văn phòng phẩm dễ dàng thu hút khách hàng và duy trì khách hàng hiệu quả hơn. Đa phần những sản phẩm văn phòng phẩm khi được thiết kế chuyên biệt sẽ mang tới tính chuyên nghiệp cao cho doanh nghiệp trong cảm nhận của khách hàng. Đặc biệt, những sản phẩm văn phòng có chất lượng thường để lại ấn tượng lâu dài, tạo dựng bộ mặt của doanh nghiệp.
Như vậy, Quản Lý Bất Động Sản vừa chia sẻ tới các bạn định nghĩa văn phòng phẩm là gì, cách phân loại và tác dụng của văn phòng phẩm đối với doanh nghiệp. Hi vọng, những thông tin trong bài sẽ giúp các bạn hiểu đúng và chính xác hơn về văn phòng phẩm, từ đó thuận lợi hơn nếu theo ngành lễ tân hay quản trị văn phòng.
