Văn phòng mở là gì? Loại hình văn phòng này có những tác động như thế nào đến doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu tìm kiếm văn phòng. Để giải đáp được những thắc mắc trên, hãy cùng Quản Lý Bất Động Sản tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Văn phòng mở là gì?
Văn phòng mở hay văn phòng không gian mở là nếu dịch theo nghĩa tiếng Anh nghĩa là nơi các nhân viên và thiết bị của các phòng ban được bố trí trong một phòng. Mỗi bộ phận, phòng ban được phân bổ một không gian cụ thể dưới cùng một mái nhà.
Theo tiếng Việt, định nghĩa văn phòng mở là gì được giải thích như sau: là không gian không có những bức tường trong phòng làm việc, phá vỡ sự ngăn cách giữa bên ngoài và bên trong, giúp văn phòng rộng rãi và thông thoáng hơn. Trong môi trường làm việc không có phòng ốc riêng biệt, không gian kín mà các vị trí được bố trí chung với nhau, đôi khi sử dụng những tấm panel hoặc vách ngăn lửng.
2. Lịch sử và mục đích ra đời của văn phòng mở
Trong vài năm trở lại đây, văn phòng mở là xu hướng được nhiều cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn. Nhưng lịch sử và mục đích ra đời của văn phòng mở thì không phải ai cũng nắm được.
2.1. Lịch sử
Văn phòng mở được thiết kế vào năm 1950 bởi một nhóm ở Hamburg nhưng trước đó nó là ý tưởng của giới kiến trúc sư từ nửa đầu thế kỷ 20. Cụ thể, một số mốc thời gian về mô hình văn phòng này gồm:
- Năm 1900: Frederick Taylor đã sử dụng các kỹ thuật từ nhà máy, đặt các trạm chuyên dụng trong văn phòng mở
- Năm 1939: Frank Lloyd Wright đã bố trí trụ sở Johnson Wax theo kiểu mở với những cột trắng mỏng, bàn làm việc hình bầu dục và tủ hồ sơ màu đậm đỏ
- Năm 1950: Văn phòng mở chính thức xuất hiện với nhóm thiết kế người Đức. Thời gian sau được Herman Miller chỉnh sửa và bắt đầu phổ biến hơn vào những năm 1960
- Năm 1964: Người làm việc cho Herman Miller đã tạo ra văn phòng đầu tiên, tuy nhiên mô hình này bị thất bại do thị trường hạn chế và giá thành cao. Năm 1968 văn phòng thứ hai ra đời với chi phí thấp, những công ty nào áp dụng mô hình này sẽ được giảm thuế
- Thập niên 1970, 1980: Nhiều công ty startup công nghệ phát triển mô hình văn phòng mở hoàn toàn
- Ngày nay: Văn phòng đã có nhiều đổi mới và linh hoạt theo nhu cầu. Những năm gần đây, các doanh nghiệp tại Việt Nam gia tăng sử dụng mô hình văn phòng mở
2.2. Mục đích ra đời văn phòng mở
Qua những thay đổi, mục đích ra đời của văn phòng mở là:
- Giúp nhân viên giao tiếp hiệu quả hơn: Thay vì các bức tường thô cứng, khi không gian thông thoáng, các bộ phận, ban phòng sẽ dễ dàng giao tiếp, tương tác, nâng cao sự thấu hiểu
- Tiết kiệm chi phí: không gian mở giúp tiết kiệm diện tích, giảm số lượng trang thiết bị nên tiết kiệm hơn cho doanh nghiệp
- Giảm thiểu làm việc riêng trong giờ làm việc: Do không có vách ngăn nên quản lý có thể giám sát, theo dõi nhân viên làm việc. Các cá nhân cũng có ý thức tự giác hơn, tránh làm việc riêng
3. Tác động của văn phòng mở đến doanh nghiệp, cá nhân
Xuất phát từ đặc điểm thiết kế, văn phòng mở có những lợi ích và hạn chế đối với doanh nghiệp, cá nhân làm việc tại đây.
3.1. Lợi ích
a. Với doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng vì loại bỏ hoặc giảm tối đa vách ngăn, phòng riêng
- Tiết kiệm chi phí nội thất vì sử dụng không gian chung
- Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng, vệ sinh
- Dễ dàng tái cấu trúc như điều chỉnh, dịch chuyển, nâng cấp, mở rộng, bố trí lại
- Lãnh đạo có thể quản lý theo dõi nhân viên về giờ giấc làm việc, thái độ,…
- Cung cấp tính linh hoạt phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự
- Tối ưu ánh sáng tự nhiên, mang tới tác dụng hiệu quả cho sức khỏe
b. Với cá nhân
- Các cá nhân dễ tương tác với nhau, tạo cảm giác thân thiết. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, nhất là trao đổi thông tin khi làm việc nhóm
- Rút ngắn thời gian di chuyển giữa các bộ phận khi cần, giảm bớt sự phân cấp
- Thúc đẩy sự phát triển và sáng tạo
- Cải thiện sức khỏe khi được tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên, tinh thần làm việc thoải mái
3.2. Hạn chế
a. Với doanh nghiệp
- Dễ phát sinh các vấn đề về đạo đức, pháp lý vì thiếu đi không gian riêng tư, việc thảo luận thông tin mật liên quan tới đồng nghiệp, khách hàng dễ bị lộ
- Kết quả kinh doanh có thể giảm do tỷ lệ vắng mặt của nhân viên cao hơn vì làm việc trong môi trường dễ bị lây nhiễm bệnh
- Sự gia tăng về tiếng ồn khi các nhân viên thường xuyên trao đổi
b. Với cá nhân
- Dễ căng thẳng vì thiếu sự riêng tư
- Ít yếu tố ngăn cách nên dễ phát sinh các bệnh liên quan đường hô hấp
- Một số bộ phận cần không gian yên tĩnh sẽ bị ảnh hưởng nhiều
Nếu doanh nghiệp, tổ chức cá nhân muốn tìm văn phòng mở cần cân nhắc những mặt hạn chế và lợi ích trên để có quyết định đúng đắn.
Như vậy, Quản Lý Bất Động Sản vừa cùng các bạn đi tìm câu trả lời cho những thắc mắc: văn phòng mở là gì, văn phòng mở tác động như thế nào tới doanh nghiệp, cá nhân. Hi vọng, những thông tin này sẽ giúp mọi người có những nhận định, đánh giá phù hợp.
Chúc các bạn luôn thành công!
