Văn phòng là gì? Văn phòng có những loại hình nào và chức năng ra sao?… Trên thực tế, văn phòng không phải là một khái niệm xa lạ, tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ kiến thức về mô hình này. Đặc biệt, nếu có dự định tìm kiếm văn phòng cho thuê hay đầu tư, thiết kế xây dựng thì hiểu chi tiết sẽ giúp các doanh nghiệp, người đầu tư có được quyết định chính xác khi lựa chọn.
Trong bài viết hôm nay, Quản Lý Bất Động Sản sẽ cùng các bạn giải đáp những thắc mắc liên quan tới văn phòng. Nếu bạn quan tâm, đừng bỏ lỡ thông tin hấp dẫn dưới đây nhé.
I. Định nghĩa cụ thể văn phòng là gì
Chưa có một văn bản chính xác nêu ra khái niệm văn phòng là như thế nào, nhưng theo cách diễn giải thực tế thì văn phòng là thuật ngữ chỉ một khu vực, vị trí hoặc một phòng, tòa nhà mà trong đó mọi người cùng làm việc chung với nhau. Bên cạnh đó, tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ đối tác cũng có thể tại chính văn phòng.
Ngoài ra, văn phòng cũng để chỉ là một phần của doanh nghiệp, thường gọi là trụ sở đại diện hay chi nhánh văn phòng. Hoặc bạn cũng có thể hiểu văn phòng là gì ở một khía cạnh khác – là nơi làm việc cá nhân hoặc tập thể nào đó. Văn phòng sẽ cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, bố trí và sắp xếp khoa học để phục vụ cho công việc.
Chưa hết, văn phòng biểu thị cho một vị trí, bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối ngoại, đối nội, quản lý công sở của tổ chức đó.
II. Chức năng của văn phòng là gì?
Tùy vào mỗi định nghĩa cụ thể thì văn phòng sẽ có những chức năng liên quan. Nhưng chủ yếu khi nhắc tới văn phòng, mọi người sẽ nghĩ tới ngay các chức năng sau:
- Không gian để mọi người có thể thực hiện quyền hoạt động và sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc, đồng thời duy trì hoạt động tại khu vực này
- Không gian thực hiện các hoạt động tiếp đón, hội họp, gặp gỡ đối tác,…
- Tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tiếp nhận thư từ văn bản,…
III. Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay
Loại hình văn phòng được sử dụng tại nước ta phân chia dựa theo chức năng. Trong đó bao gồm 2 nhóm chính là văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại.
1. Văn phòng truyền thống
Đây là kiểu văn phòng không chia sẻ với các doanh nghiệp khác, thuộc quyền sở hữu và quản lý riêng của một doanh nghiệp, có vị trí, địa chỉ rõ ràng. Điều này giúp các doanh nghiệp quản lý nhân viên và triển khai công việc một cách hệ thống.
Ưu điểm của văn phòng truyền thống đầu tiên là sự ổn định và lâu dài, tiếp đến là đảm bảo sự riêng tư cho nhân viên. Nhưng song song với đó là những hạn chế như chi phí xây dựng, cải tạo ban đầu lớn, chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định.
Những năm trở lại đây, mô hình văn phòng truyền thống trở nên lạc hậu hơn nên việc kết nối linh hoạt giữa các bộ phận bị giảm đi đáng kể.
2. Văn phòng hiện đại
So với mô hình văn phòng truyền thống, văn phòng hiện đại đang nhận được nhiều sự quan tâm của khách hàng, người đầu tư hay thiết kế, xây dựng. Đặc điểm của mô hình văn phòng này là không gian linh hoạt, nhiều tiện ích vượt trội. Cùng điểm danh các mô hình văn phòng hiện đại được yêu thích nhất nhé.
2.1. Văn phòng ảo Virtual Office
Mô hình này là hình thức văn phòng để các doanh nghiệp thuê địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp và cách thức liên lạc mà không cần diện tích thực. Virtual Office đã được sự cho phép của pháp luật Việt Nam.
Đặc trưng của mô hình này là có địa chỉ cụ thể nhưng không có diện tích thực, không có nhân viên làm việc ở địa chỉ đó. Nơi đây vẫn tiếp nhận văn bản, bưu kiện, đôi khi có thể tiếp đón khách đến trụ sở văn phòng chính của doanh nghiệp.
Loại hình này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vì không yêu cầu diện tích lớn mà vẫn có thể xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp.
2.2. Văn phòng chung Co-working space
Đây là mô hình cung cấp không gian làm việc chung từ trang thiết bị, địa chỉ đến với các doanh nghiệp hoặc cá nhân trong cùng một nơi.
Kiểu mô hình Co-working space có tác dụng giảm chi phí sử dụng văn phòng nên phù hợp cho các công ty startup, công ty nhỏ, cá nhân làm việc độc lập. Đặc biệt, văn phòng chung sẽ thuận lợi cho các doanh nghiệp, cá nhân mở rộng mối quan hệ.
Điểm nổi bật của Co-working space còn đến từ hiệu quả và năng suất làm việc. Theo một khảo sát, có hơn 70% số người làm việc tại mô hình văn phòng này cảm thấy sự sáng tạo tăng lên, công việc được cải thiện. Tuy nhiên, hạn chế của văn phòng chung là không gian văn phòng không được tối ưu, khó giữ các bí mật kinh doanh.
2.3. Văn phòng chia sẻ Shared Office
Một trong các mô hình văn phòng phổ biến tại nước ta hiện nay là văn phòng chia sẻ. Đây là nơi làm việc của 1 hoặc nhiều công ty khác nhau, hình thành dựa trên hai yếu tố cộng đồng và tiện ích có chung một không gian.
Tuy ngồi chung một văn phòng nhưng mọi người sẽ tự làm việc của công ty mình, chia sẻ không gian, trang thiết bị.
Khác với văn phòng chung thì văn phòng chia sẻ có thể đảm bảo được tính riêng tư tốt hơn bởi hoạt động của các doanh nghiệp là riêng biệt.
2.4. Căn hộ văn phòng
Officetel hay còn gọi là căn hộ văn phòng là mô hình tích hợp giữa không gian nhà ở và không gian làm việc. Người sử dụng có thể làm văn phòng làm việc và nghỉ ngơi, cư trú qua đêm, giúp tối ưu không gian cũng như tiết kiệm chi phí trong điều kiện tài chính hạn hẹp.
2.5. Văn phòng xanh Biophilic Office
Con người ngày càng hướng đến các yếu tố tự nhiên, đây cũng là lý do khiến văn phòng xanh được yêu thích, nhất là với các doanh nghiệp trẻ.
Mô hình văn phòng này khéo léo đưa thiên nhiên vào các đồ dùng nội thất, bài trí cây xanh xung quanh khu vực làm việc,… Môi trường thân thiện tự nhiên, tốt cho sức khỏe, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên, đem lại lợi nhuận cho cho doanh nghiệp,… là những ưu điểm tuyệt vời của mô hình văn phòng xanh.
2.6. Văn phòng thông minh
Để bắt kịp với cuộc cách mạng công nghệ 4.0, hàng loạt văn phòng thông minh đã ra đời. Đây là nơi làm việc kỹ thuật số, các trang thiết bị hiện đại được sử dụng tối đa làm cho môi trường trở nên nhanh nhạy hơn, các quy trình được tự động hóa cũng giúp con người giảm thiểu được khối lượng công việc của mình.
Bên cạnh các loại hình văn phòng được kể trên, còn có thêm các văn phòng như văn phòng chức năng, văn phòng tại nhà, văn phòng không giấy tờ, văn phòng trọn gói,… Tất cả đều mang tới những sự lựa chọn tuyệt vời dành cho khách hàng.
Trên đây là bài viết chia sẻ của Quản Lý Bất Động Sản về định nghĩa văn phòng là gì cùng các loại hình văn phòng nổi bật hiện nay. Hi vọng, những kiến thức trong bài sẽ giúp bạn có được lựa chọn đúng đắn và phù hợp. Chúc các bạn thành công.
