Cụm từ văn phòng ảo trong những năm gần đây không còn quá xa lạ với người Việt, tuy nhiên hiểu chính xác văn phòng ảo là gì hay văn phòng ảo có những lợi như thế nào thì không phải ai cũng biết. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ giải đáp cho bạn những thắc mắc liên quan tới văn phòng ảo. Nếu bạn quan tâm, hãy theo dõi nhé.
1. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo có tên tiếng Anh là Virtual Office. Đây là mô hình văn phòng cung cấp địa chỉ kinh doanh, liên lạc và các dịch vụ hỗ trợ mà không cần đến diện tích thực tế. Hiểu đơn giản thì văn phòng ảo là văn phòng đại diện giao dịch mà người thuê có thể làm ở bất cứ đâu mà không cần phải đến công ty.
Tại Việt Nam, mô hình văn phòng ảo chỉ mới được nhắc tới trong vài năm gần đây, trong khi trên thế giới mô hình này đã xuất hiện từ lâu. Khi sử dụng mô hình văn phòng ảo, khách hàng không phải vận chuyển đồ đạc, sắp xếp trang thiết bị văn phòng, chỉ cần đặt logo, biển hiệu của công ty tại văn phòng cho thuê.
2. Đối tượng sử dụng mô hình văn phòng ảo
Văn phòng ảo ra đời được xem là giải pháp tuyệt vời cho các công ty muốn tiết kiệm chi phí, bởi vậy đối tượng sử dụng mô hình này thường là:
- Công ty vừa và nhỏ
- Cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp
- Chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án
Bên cạnh đó, để tiện lợi thì các công ty lớn muốn mở thêm chi nhánh hoặc công ty nước ngoài muốn thuê văn phòng đại diện thì cũng tìm đến với mô hình văn phòng ảo.
3. Lợi ích của văn phòng ảo là gì?
Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, mô hình văn phòng ảo còn mang tới những lợi ích vô cùng giá trị, điển hình như:
- Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng lên tới 90% so với mô hình văn phòng truyền thống, nhất là trong đại dịch Covid hoành hành
- Sở hữu một địa chỉ kinh doanh tại các tòa nhà có tiêu chuẩn hạng A với vị trí vàng. Từ đó gia tăng sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng
- Loại bỏ sự lãng phí, hao tổn cơ sở vật chất của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp và đối tác có được sự chăm sóc, tiếp đón chuyên nghiệp từ đội ngũ lễ tân đã được đào tạo bài bản
- Không phải lo lắng về vấn đề quản lý văn phòng hay chi phí phát sinh trong quá trình thuê
- Có nhiều chương trình ưu đãi khuyến mại hỗ trợ cho doanh nghiệp trẻ và tri ân khách cực kỳ hấp dẫn
4. Văn phòng ảo có tính pháp lý không?
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Dựa vào quy định trên, có thể thấy mô hình văn phòng ảo vẫn đảm bảo tính pháp lý. Hơn nữa, hiện nay, pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Các công ty, doanh nghiệp chỉ cần tuân thủ đầy đủ các thủ tục hành chính, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế thì sẽ không có vấn đề phát sinh khi sử dụng văn phòng ảo.
5. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
5.1. Tìm hiểu kỹ về đơn vị cho thuê
Điểm bạn cần chú ý khi tìm hiểu về đơn vị cho thuê là thời gian hoạt động. Những đơn vị uy tín thường có thời gian tồn tại nhất định, được xây dựng và phát triển trong nhiều năm. Đây cũng là bằng chứng khẳng định họ đủ vững mạnh thì mới có thể duy trì lâu dài.
Bên cạnh đó, những nhận xét của khách hàng sử dụng dịch vụ cũng là điểm lưu tâm khác. Đừng chỉ nhìn vào những đánh giá tích cực, bạn cũng nên chú ý tới các đóng góp mang tính xây dựng khách quan để biết văn phòng đó đang làm tốt đến đâu.
5.2. Chọn vị trí
Hầu hết các văn phòng ảo đều có vị trí ở những nơi thuận lợi nhưng điều đó không nghĩa là bạn cũng như vậy. Khi lựa chọn văn phòng ảo, hãy chọn vị trí phù hợp với mục đích của chính bạn.
5.3. Lưu ý về ngân sách
Mô hình văn phòng ảo cũng tương tự như các mô hình văn phòng khác, có rất nhiều mức giá. Mỗi mức giá sẽ có những tiện ích nhất định, cho nên tùy vào khả năng mà bạn lựa chọn mức giá phù hợp. Có thể xem xét tới các đơn vị thường xuyên có các chương trình ưu đãi, như vậy bạn có thể tiết kiệm thêm một khoản chi phí.
5.4. Xem xét dịch vụ tiện ích
Chất lượng và số lượng của mỗi tiện ích là yếu tố chủ chốt trong chiến lược kinh doanh văn phòng ảo và các đơn vị dịch vụ sẽ rất chú trọng vào mảng này. Đối với một văn phòng ảo chất lượng, họ sẽ cung cấp các tiện ích mà nhiều bên đối thủ không có, hoặc số lượng tiện ích của họ luôn vượt trội.
Bạn có thể dựa vào các yếu tố này để tìm cho mình được đơn vị cho thuê văn phòng ảo tốt nhất.
5.5. Vấn đề pháp lý
Dù văn phòng ảo không vi phạm pháp luật nhưng bạn cũng không nên chủ quan vì cho tới hiện tại vẫn chưa có bộ luật nào quy định rõ ràng về loại hình kinh doanh này. Vì thế, khi thuê bạn hãy chú ý tới các vấn đề pháp lý liên quan khác như hợp đồng để tránh các sai lầm đáng tiếc xảy ra.
Trên đây là các thông tin giải đáp thắc mắc văn phòng ảo là gì, lợi ích khi thuê văn phòng ảo và kinh nghiệm thuê. Hi vọng, thông qua bài viết, bạn sẽ nắm rõ hơn về mô hình ngày càng được ưa chuộng gần đây và có được những quyết định đúng đắn nếu có dự định thuê văn phòng ảo. Chúc các bạn thành công!
Nguồn: quanlybatdongsan.vn
