Thư ký văn phòng là gì? Mức lương hiện tại của thư ký văn phòng là bao nhiêu? Thư ký văn phòng cần phải đáp ứng những kỹ năng gì? Nếu bạn đang có dự định theo học ngành nghề này cũng như muốn trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp, hãy cùng Quản Lý Bất Động Sản tìm hiểu nhé.
1. Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng là một chức vụ không phải mới lạ đối với công việc hành chính văn phòng. Đây là người đảm nhận vai trò trung gian giữa các bộ phận trong một công ty với vai trò kết nối và hỗ trợ các công việc cho các bộ phận có liên quan.
Để hiểu rõ hơn chi tiết về công việc của thư ký văn phòng, hãy theo dõi phần tiếp theo ngay sau đây.
>>>>> Xem thêm: Lễ tân văn phòng là gì? công việc, Vai trò đối với doanh nghiệp
2. Công việc của thư ký văn phòng là gì?
Trong thực tế, thư ký văn phòng đảm nhiệm nhiều việc ở nhiều lĩnh vực, từ đó công việc cũng có sự khác biệt nhất định. Thế nhưng, công việc của thư ký văn phòng vẫn có những điểm chung sau:
2.1. Công việc quản lý chung tại văn phòng
Thư ký văn phòng được ví như là một người giám thị coi thi bởi công việc chính của họ là giám sát để các nhân viên trong công ty thực hiện nội quy theo nề nếp, kỷ cương.
Thư ký văn phòng cũng là người nắm giữ, quản lý giấy tờ, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ đầy đủ trong các cuộc họp và trong các việc thực hiện thủ tục hành chính khác. Bên cạnh đó, họ cũng phải đảm bảo các loại giấy tờ, tài liệu được bảo mật và cất giữ tại nơi an toàn.
Đặc biệt, họ sẽ hướng dẫn, chuẩn bị cho các nhân viên mới có môi trường làm việc đầy đủ bằng việc chuẩn bị và cung cấp các thiết bị có liên quan để phục vụ cho công việc.
2.2. Sắp xếp công việc chung trong công ty
Ngoài những công việc được đề cập ở phía trên, thư ký văn phòng còn là người sắp xếp lịch họp cho ban giám đốc hoặc các bộ phận trong công ty. Họ cũng phải hỗ trợ và phụ trách đặt lịch cho các chuyến công tác của ban lãnh đạo với các công việc cụ thể như: đặt vé máy bay, khách sạn, nhà hàng,…
Ngoài ra thư ký văn phòng còn thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.
3. Kỹ năng cần có để trở thành thư ký văn phòng chuyên nghiệp
Có thể nói, thư ký văn phòng là một công việc khó và không phải ai cũng có khả năng để trở thành thư ký văn phòng. Bởi ngoài kiến thức chuyên môn họ cần phải có các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lên kế hoạch, kỹ năng quản lý thời gian,…
Do đó, nếu thực sự muốn trở thành thư ký văn phòng chuyên nghiệp, bạn cần nắm chắc các kỹ năng dưới đây để trau dồi, rèn luyện.
3.1. Kiến thức chuyên môn cần có
- Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu
- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn chuyên môn cho người khác
- Sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại
3.2. Kỹ năng quản lý
- Biết sắp xếp, tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
- Tư duy logic tốt, khả năng tự phán đoán và phản ứng nhanh chóng
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý
3.3. Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng ghi chép, nhập liệu nhanh
- Xử sự lịch sự, hài hòa với mọi người và biết tự kiềm chế
- Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên
- Có phong thái và giọng nói phải tự tin
3.4. Rèn luyện trí nhớ tốt
Một thư ký văn phòng giỏi phải thường xuyên rèn luyện cho mình trí nhớ thật tốt vì công việc của họ thường xuyên phải tiếp xúc với những sự kiện, thời gian biểu.
3.5. Tính độc lập, kiên định
Trong những trường hợp cấp trên đi vắng, rất có thể thư ký sẽ là người chủ động ra quyết định. Chính vì thế họ cần phải có được sự kiên định để giải quyết vấn đề.
4. Mức lương thư ký văn phòng hiện nay là bao nhiêu?
Sau khái niệm thư ký văn phòng là gì, kỹ năng mà người thư ký cần có thì mức lương chính là thắc mắc mọi người quan tâm không kém.
Không ít người đã nghĩ cho mình về một viễn cảnh tươi sáng khi quyết định theo đuổi nghề thư ký văn phòng vì cho rằng mức lương họ nhận được sẽ thuộc Top đầu. Nhưng thực tế thì không như vậy.
Trung bình mức lương của công việc thư ký văn phòng là 7 triệu đồng. Tùy thuộc vào công ty và khả năng làm việc mà mức lương sẽ thay đổi.
Mức lương phổ biến dao động trong khoảng từ 6 đến 9 triệu đồng dựa trên sự thống kê về mức lương trung bình đối với công việc này tại các công ty khác nhau.
Qua đó, các bạn có thể nhận thấy mức lương của thư ký văn phòng không cao như mọi người vẫn tưởng. Nhưng bên cạnh mức lương thì thư ký văn phòng còn được hưởng các quyền lợi từ các chính sách và chế độ của công ty.
Trên đây là toàn bộ thông tin về khái niệm thư ký văn phòng là gì, kỹ năng để trở thành thư ký văn phòng và mức lương thư ký văn phòng nhận được hiện nay. Hi vọng, những chia sẻ trong bài sẽ giúp các bạn có những định hướng đúng đắn cho bản thân. Chúc các bạn thành công!
>>>> Xem thêm: Hành chính văn phòng là gì? Điều kiện để làm hành chính văn phòng
