Quản trị văn phòng là gì hiện là câu hỏi được quan tâm nhất hiện nay. Trên thực tế, đây là bộ phận không thể bỏ qua đối với mọi doanh nghiệp dù là Nhà nước hay tư nhân. Để hiểu rõ hơn về ngành nghề này, hãy cùng Quản Lý Bất Động Sản tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
>>>>> Xem thêm: Văn phòng là gì? 6 loại hình văn phòng phổ biến trên thị trường
1. Định nghĩa quản trị văn phòng là gì
Lý giải định định nghĩa quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên môn như sau: Là một tập hợp các hoạt động hàng ngày có liên quan đến kế hoạch tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự, phân phối vật lý và hậu cần trong một tổ chức nhất định nào đó.
Trong cuộc sống, quản trị văn phòng được hiểu đơn giản là một ngành học liên quan đến việc thiết kế, triển khai, đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng thuộc tổ chức, doanh nghiệp luôn đạt hiệu quả và năng suất tốt nhất.
Nhìn chung, thông qua những định nghĩa này tất cả đều nhận ra được tầm quan trọng của quản trị văn phòng.
2. Công việc của quản trị văn phòng là gì?
Sau khi đã tìm hiểu định nghĩa về quản trị văn phòng là gì, thì vấn đề tiếp theo Quản Lý Bất Động Sản muốn chia sẻ tới các bạn chính là công việc cụ thể của quản trị văn phòng. Những cá nhân làm việc trong lĩnh vực này họ sẽ phải làm gì?
2.1. Quản trị viên văn phòng làm gì?
Những cá nhân làm việc trong ngành quản trị văn phòng sẽ là một chuyên gia hành chính, người thực hiện các nhiệm vụ văn thư để giúp các hoạt động của tổ chức triển khai có hiệu quả. Quản trị viên văn phòng có thể làm: hỗ trợ hành chính cho nhân viên, sắp xếp việc di chuyển cho giám đốc điều hành, thực hiện kế toán, xử lý bảng lương, sắp xếp hồ sơ,…
Ngoài ra, còn có trách nhiệm bổ sung:
- Chào hỏi khách hàng, trả lời điện thoại và email của khách, đối tác
- Vận hành, bảo trì các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy tính, máy in,…
- Giám sát các chức năng hành chính, giám sát các thành viên khác của bộ phận
- Lên lịch các cuộc họp, sự kiện, chuẩn bị các tài liệu cần thiết,…
- Nghiên cứu và tổng hợp báo cáo cho người giám sát và các bộ phận khác
- Hỗ trợ tuyển nhân viên mới với nhân sự
2.2. Môi trường làm việc của quản trị viên văn phòng
Một quản trị viên thường làm việc toàn thời gian trong môi trường văn phòng của các doanh nghiệp, tổ chức. Nhưng cũng có thể làm việc kết hợp giữa ngồi văn phòng hay gặp gỡ đối tác khách hàng hoặc đi công tác cùng cấp trên.
3. Làm thế nào để trở thành một quản trị viên văn phòng?
Hiểu rõ khái niệm, công việc của quản trị văn phòng là gì, khúc mắc cuối cùng mà mọi người quan tâm chính là làm thế nào để trở thành một quản trị viên văn phòng.
3.1. Kỹ năng của nghề quản trị văn phòng
Không chỉ trải qua các khóa đào tạo chuyên ngành trong trường học, một người quản trị viên văn phòng cần có các kỹ năng dưới đây:
Kỹ năng tổ chức: vai trò chính của các quản trị viên văn phòng là thực hiện nhiệm vụ cho các nhân viên hay bộ phận trong công ty. Do đó, kỹ năng tổ chức là rất cần thiết.
Kỹ năng giao tiếp: đối với một quản trị viên kỹ năng giao tiếp không thể thiếu. Kỹ năng này sẽ giúp họ giải quyết các nhu cầu cụ thể của bộ phận cho các nhiệm vụ chung của công ty.
Kỹ năng nghiên cứu và phân tích: một quản trị viên văn phòng hoàn toàn có thể tham gia và yêu cầu nghiên cứu phần mềm mới mà công ty đang cân nhắc sử dụng hay để phân tích dữ liệu cho nhân viên.
Linh hoạt: Công việc của quản trị viên văn phòng thường xuyên phải thay đổi, cho nên họ cần có khả năng thích ứng để cung cấp hỗ trợ khi có yêu cầu.
3.2. Đáp ứng điều kiện giáo dục
Ngoài kỹ năng, thì với việc làm văn phòng, bạn phải bổ sung bằng cấp giáo dục, tốt nhất là bằng trung cấp, cao đẳng, chuyên ngành quản trị văn phòng.
3.3. Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn
Bước cuối cùng để trở thành một quản trị viên văn phòng là bạn phải sẵn sàng tâm lý cho các buổi phỏng vấn. Bởi sự ra đời của nhiều doanh nghiệp hiện nay, công việc này không hề thiếu nhưng nhu cầu tuyển dụng sẽ đòi hỏi cao hơn. Cho nên, chuẩn bị tốt kỹ năng, kiến thức trước khi đến các buổi phỏng vấn rất cần thiết.
Như vậy, Quản Lý Bất Động Sản vừa cùng các bạn đi tìm hiểu về quản trị văn phòng là gì cùng các thông tin liên quan. Hi vọng, những thông tin trong bài đã giúp bạn hiểu rõ hơn, từ đó có được phương hướng hoặc quyết định phù hợp. Chúc các bạn luôn gặp thành công trong cuộc sống!
