Ở các Tập đoàn, doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ phận lễ tân văn phòng đóng vai trò rất quan trọng. Tác động trực tiếp đến cơ hội hợp tác giao thương với khách hàng, đối tác. Thế nhưng, khá nhiều người lại chưa thực sự hiểu rõ cũng như đánh giá cao về vị trí lễ tân văn phòng. Vậy cụ thể lễ tân văn phòng là gì? Kỹ năng và vai trò của lễ tân văn phòng đối với doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Quản Lý Bất Động Sản tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Lễ tân văn phòng là gì?
Trợ lý hành chính hay lễ tân văn phòng là người thực hiện những công việc hành chính khác nhau như: tiếp đón khách, giao nhận thư, cung cấp thông tin cho đối tác,… Đồng thời có nhiệm vụ như một tuyến liên lạc của công ty.
Công việc của một lễ tân văn phòng là:
- Tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại doanh nghiệp
- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ
- Cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng bộ phận
- Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày
- Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty, phân phát thẻ cho khách hàng
- Quản lý văn phòng phẩm tồn kho
- Nhận hoặc gửi thông tin tài liệu bằng máy tính, thư hoặc máy fax
- Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty
- Cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng
>>>>> Xem thêm: Thư ký văn phòng là gì | Khái niệm, kỹ năng và mức lương
2. Kỹ năng của lễ tân văn phòng là gì?
Lễ tân văn phòng là một công việc không quá khó nhưng cũng không hẳn là dễ, nhất là những người muốn trở thành một lễ tân văn phòng đa diện, toàn năng. Theo đó, ngoài chuyên môn thì lễ tân văn phòng còn phải nắm được các kỹ năng sau:
- Phải duy trì phong thái điềm tĩnh, lịch sự và chuyên nghiệp
- Phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh tốt
- Biết cách gây thiện cảm với người đối diện
- Không tham gia vào những cuộc đàm tiếu, tiết lộ thông tin bí mật của khách hàng hay nhân viên…
3. Vai trò của lễ tân văn phòng trong việc xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp
Lễ tân là người tiếp xúc đầu tiên với đối tác, khách hàng cho nên có thể nói lễ tân là bộ mặt quan trọng của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp chuyên về dịch vụ, bộ phận lễ tân còn quan trọng hơn rất nhiều lần.
3.1. Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty
Thân thiện, chỉn chu, phong thái đi đứng chuẩn mực là yêu cầu chung mà các doanh nghiệp đưa ra cho lễ tân văn phòng bởi họ là bộ mặt của công ty. Khi lễ tân đáp ứng được các yêu cầu trên sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.
3.2. Ảnh hưởng trực tiếp tới thương hiệu
Các doanh nghiệp nhỏ thông thường ít để ý tới việc tuyển dụng lễ tân văn phòng. Nhưng có thể nói lễ tân văn phòng đóng vai trò cực kỳ cần thiết. Một số trường hợp công ty nước ngoài hay công ty đa quốc gia là đối tác, lễ tân thông thoại ngoại ngữ sẽ nâng tầm thương hiệu của doanh nghiệp.
3.3. Duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác
Thái độ chuyên nghiệp, luôn bình tĩnh và xử lý nhanh nhạy các tình huống khó là điều kiện cần của một lễ tân. Bởi khách hàng có thiện cảm hay không với công ty phụ thuộc vào điều đó.
Nếu một lễ tân văn phòng thiếu tự tin sẽ khiến khách hàng cảm thấy chán nản và đánh giá công ty thiếu hiệu quả. Hay giả sử một nhân viên lễ tân quá nóng nảy sẽ làm khách hàng từ chối hợp tác ngay khi tiếp xúc hoặc nhân viên chậm chạp sẽ làm công việc bị trì trệ.
Vì vậy, lễ tân khi được đào tạo chuyên nghiệp sẽ duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác lâu dài cho công ty.
3.4. Là mắt xích không thể thiếu
Tiếp khách, trực điện thoại, nhân thư từ và thông báo kịp thời giúp công việc diễn ra thuận lợi. Do đó, lễ tân văn phòng là mắt xích không thể thiếu trong công ty, doanh nghiệp. Hơn nữa, lễ tân còn có vai trò trung gian kết nối khách hàng với doanh nghiệp.
Như vậy, Quản Lý Bất Động Sản vừa cùng các bạn tìm hiểu chi tiết về định nghĩa, vai trò của lễ tân văn phòng như: lễ tân văn phòng là gì, kỹ năng và vai trò của lễ tân văn phòng đối với doanh nghiệp. Hi vọng, qua bài viết các bạn sẽ có được lựa chọn đúng đắn về việc có nên tìm kiếm vị trí lễ tân văn phòng cho doanh nghiệp mình hay không?
>>>> Xem thêm: Hành chính văn phòng là gì? Điều kiện để làm hành chính văn phòng
