Sau khi đã tìm kiếm được địa điểm làm việc ưng ý, hợp đồng thuê văn phòng được xem là khâu chốt cuối cùng. Đây cũng là văn bản chứng từ vô cùng quan trọng đối với cả bên cho thuê và bên thuê.
Trong hợp đồng thuê văn phòng sẽ đề cập đến các quy định, điều khoản, mức giá, các loại chi phí, quyền và nghĩa vụ hai bên. Bởi vậy trước khi ký kết hợp đồng, đặc biệt là bên thuê cần xem xét thật kỹ để đảm bảo quá trình diễn ra an toàn và hiệu quả nhất.
Mục Lục
I. Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng
Để đảm bảo quyền lợi tối đa của bên đi thuê văn phòng, trước khi ký kết hợp đồng, bên thuê cần lưu ý một vài yếu tố sau:
1. Xác định người có thẩm quyền cho thuê
Một trong những yếu tố đảm bảo sự minh bạch cũng như an tâm cho bên thuê là phải xác định được ai là người cho thuê và ai là người đứng ra ký kết hợp đồng. Đối với những hợp đồng thuê văn phòng thông qua đại diện doanh nghiệp phải đảm bảo thẩm quyền của người đại diện.
2. Kiểm tra cẩn thận thư chào thuê trước khi ký
Thông thường các đơn vị cho thuê văn phòng hiện nay đều thường đính kèm thư chào đối với khách thuê. Thư chào là bản cung cấp thông tin đầy đủ về văn phòng. Bên thuê cần kiểm tra kỹ các thông tin được đề cập đến trong thư chào trước khi tiến tới đàm phán và ký kết.
>>>>> Xem thêm: Văn phòng giao dịch là gì| So sánh văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện
II. 6 yếu tố phải lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng
1. Diện tích thuê
Yếu tố đầu tiên trong hợp đồng thuê văn phòng công ty mà bên thuê cần quan tâm chính là diện tích cho thuê. Phải kiểm tra chính xác xem diện tích đó là bao nhiêu?
Chủ yếu các văn phòng hiện nay đều đưa ra diện tích m2. Nhưng bạn phải chú ý đến diện tích sàn công cộng khi thuê sàn văn phòng có diện tích lớn. Nếu không kiểm tra cụ thể, có khả năng bạn sẽ phải bỏ thêm chi phí để trả cho những phần diện tích đó.
Có 3 phương pháp đo diện tích chuẩn nhất được áp dụng là: đo diện tích thông thủy, đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng, cuối cùng là đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh tường. Khi đo theo phương pháp thông thủy sẽ ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng.
2. Thời gian thuê
Thời gian thuê thường được hai bên tự thỏa thuận. Nhưng trước khi ký, bên thuê cũng phải xem xét các mốc thời gian sau:
- Khi nào hợp đồng bắt đầu có hiệu lực? Ngày tính tiền thuê có khớp nhau không? Khoảng thời gian chờ sửa, xây dựng, trang trí nội thất có được ghi vào hợp đồng không?…
- Thời hạn thuê sắp kết thúc thì việc thực hiện gia hạn như thế nào? Thông báo trước khoảng thời gian đó bao lâu
3. Giá thuê và chi phí dịch vụ
Trong hợp đồng thuê văn phòng chắc chắn không thể bỏ qua giá thuê cùng các chi phí liên quan. Đa phần các tòa văn phòng hiện nay đều chào thuê bằng tiền usd. Vì thế bên thuê cần lưu ý quy định về giá trong hợp đồng xem giá tính theo tiền tệ nào? Đồng thời bám sát theo tỷ lệ giá thị trường để tránh sự chênh lệch khi biến động.
4. Trách nhiệm của hai bên – thuê và cho thuê
Điều khoản này cũng cần lưu tâm bởi nó sẽ đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Trách nhiệm của bên cho thuê là:
- Bàn giao mặt bằng
- Đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
- Các vấn đề xử lý phát sinh lỗi của văn phòng
Trách nhiệm của bên thuê:
- Thanh toán tiền thuê
- Bảo trì văn phòng
- Chấp hành những quy định pháp luật của tòa nhà
5. Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Vấn đề này nhất định phải có trong hợp đồng thuê văn phòng vì có rất nhiều trường hợp chấm dứt hợp đồng thuê khác nhau. Và với mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý riêng.
6. Hợp đồng thuê có cần công chứng không?
Hợp đồng thuê văn phòng theo quy định thì không cần công chứng. Thời điểm phát sinh hiệu lực là thời điểm các bên thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu trong trường hợp các bên không có thỏa thuận thì thời điểm hợp đồng có hiệu lực là thời điểm ký kết.
Tuy nhiên, việc công chứng hợp đồng vẫn tốt hơn vì nó sẽ nâng cao tính pháp lý, sự ràng buộc đối với bên cho thuê. Sự đảm bảo chặt chẽ về pháp lý sẽ mang tới sự an tâm hơn cho bên thuê.
III. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất
Để giúp bạn không mất thời gian trong việc soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng, Quản Lý Bất Động Sản sẽ cung cấp cho bạn mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất. Bạn có thể tham khảo!
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————————————-
HỢP ĐỒNG THUÊ/ CHO THUÊ VĂN PHÒNG
Hôm nay, ngày……tháng……năm………, chúng tôi gồm có:
BÊN A: BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG
Đại diện: ……………………………………. – Chức vụ: …………………..
Giấy phép số: ……………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………….. – Fax: ………………………………….
E-mail: ……………………………………………………………………………….
Mã số thuế: …………………………………………………………………………..
Là chủ sở hữu pháp lý của văn phòng cho thuê…………………………………….
BÊN B: BÊN THUÊ VĂN PHÒNG
Đại diện: ……………………………………- Chức vụ: ……………………
Giấy phép số:………….……………………………………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………- Fax: ……………………………………………..
E-mail: ……………………………………………………………………………….
Mã số thuế: ………………………………………………………………………….
Bên A và Bên B – dưới sự chứng kiến của Công ty môi giới – thống nhất ký kết hợp đồng thuê/cho thuê văn phòng với những điều khoản và điều kiện như sau:
Chi tiết mẫu hợp đồng thuê văn phòng tại đây
Như vậy Quản Lý Bất Động Sản vừa cùng các bạn tìm hiểu về những yếu tố phải lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng. Hi vọng, những thông tin trong bài sẽ giúp bạn có quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng được thuận lợi. Chúc các bạn may mắn!
