Trong sự phát triển của các công ty, doanh nghiệp hiện nay, hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu. Thế nhưng không phải ai cũng hiểu đúng và chính xác hành chính văn phòng là gì. Có không ít người cho rằng đây là công việc nhàm chán khi cả ngày quanh quẩn bên đống giấy tờ, tài liệu. Sự thực có đúng như vậy?
Nếu bạn đang có dự định tham gia vào công việc này hoặc theo đuổi ngành học liên quan, hãy cùng Quản Lý Bất Động Sản tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé!
1. Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng được hiểu đơn giản là bộ phận đảm nhận những việc liên quan tới thủ tục hành chính, lễ tân, tổ chức công tác văn thư lưu trữ, hỗ trợ về các vấn đề lương thưởng của công ty. Đặc biệt, hành chính văn phòng còn hỗ trợ các vấn đề pháp lý kinh doanh của doanh nghiệp. Vì tính chất công việc mà bộ phận hành chính sẽ được sắp xếp với nhân sự hoặc hành chính với tổ chức để thuận tiện việc trao đổi.
Trước kia hành chính văn phòng thường bị gắn liền với những cụm từ “nhàm chán”, “đơn điệu”, “tẻ nhạt”,… và chỉ phù hợp cho những nhân viên muốn cuộc sống ổn định. Tuy nhiên, trong thời kỳ công nghệ 4.0 như hiện nay thì công việc hành chính văn phòng đa dạng và năng động hơn rất nhiều. Họ có thể bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Hiện nay, hành chính văn phòng xuất hiện ở nhiều vị trí và các bộ phận khác nhau như: thư ký hành chính văn phòng, chuyên viên tuyển dụng nhân sự, bộ phận văn thư,…
>>>>> Xem thêm: Thư ký văn phòng là gì? Mô tả công việc, mức lương TKVP
2. Công việc cụ thể của hành chính văn phòng
Sau khi đã nắm được khái niệm cơ bản hành chính văn phòng là gì, ở phần tiếp theo chúng ta sẽ đi sâu hơn về công việc của hành chính văn phòng.
Tùy vào từng vị trí, công ty mà hành chính văn phòng sẽ có nhiệm vụ khác nhau, song họ vẫn sẽ đảm nhận các công việc chung như:
- Thực hiện công tác soạn thảo tư liệu, văn bản, lưu trữ hồ sơ
- Phụ trách công tác lễ tân, tiếp khách, tiếp nhận thông tin, phản hồi từ khách hàng
- Quản lý các cơ sở hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị
- Đảm nhận vai trò thư ký doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ cấp trên
- Duy trì môi trường làm việc cho nhân viên. Đứng ra giải quyết các mâu thuẫn cá nhân, dung hòa mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty
- Hỗ trợ các vấn đề liên quan tới pháp lý
3. Yêu cầu để trở thành nhân viên hành chính văn phòng
Vì công việc được phổ quát rộng nên muốn trở thành một nhân viên hành chính văn phòng cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:
3.1. Tố chất
Công việc hành chính văn phòng không phải là một công việc đơn giản, dễ làm vì thường xuyên phải di chuyển, yêu cầu tinh thần trách nhiệm làm việc cao. Cho nên, trước khi quyết định đi theo công việc này, bạn cần tự tin mình là người cẩn thận, tỉ mỉ, có nguyên tắc, tư duy khoa học cao. Chủ động lên được kế hoạch và biết cách sắp xếp công việc.
3.2. Kỹ năng
Nhân viên hành chính văn phòng rất cần kỹ năng bởi họ là người chịu trách nhiệm làm việc với rất nhiều phòng ban, nếu không có kỹ năng sẽ khó giải quyết công việc một cách hiệu quả.
Các kỹ năng cần thiết với hành chính văn phòng là kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng làm việc nhóm,…
3.3. Kinh nghiệm
Tính chất công việc của hành chính nhân sự đòi hỏi những người theo đuổi nó phải là những người có kiến thức và hiểu biết trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Do đó, kinh nghiệm là một điều kiện không thể thiếu.
Tuy nhiên, kinh nghiệm phải đi liền với khả năng. Nếu kinh nghiệm chỉ dựa trên những con số máy móc thì tuyệt đối bạn rất khó để trở thành một nhân viên hành chính văn phòng toàn diện, theo được nghề.
Trên đây là những thông tin cơ bản nhất liên quan tới hành chính văn phòng như: khái niệm hành chính văn phòng là gì, công việc của nhân viên hành chính văn phòng và yêu cầu để trở thành một nhân viên hành chính nếu muốn. Hi vọng những thông tin mà Quản Lý Bất Động Sản tổng hợp sẽ giúp ích cho bạn trong những quyết định ở tương lai. Chúc bạn thành công với lựa chọn của mình!
>>>>> Xem thêm: Lễ tân văn phòng là gì? công việc, Vai trò đối với doanh nghiệp
